Du sorgst dafür, dass unser schnell wachsendes Remote-Unternehmen intern reibungslos läuft – administrativ, operativ und organisatorisch. Du übernimmst Verantwortung für zentrale Backoffice-Prozesse und entwickelst sie kontinuierlich weiter. Dabei arbeitest du eng mit unsererm Head of Operations zusammen und bringst Struktur, Kontrolle und Verlässlichkeit in alle Admin-Prozesse.

Aufgaben

Verantwortung für administrative Kernprozesse, inkl.:

• Mahnwesen, Inkasso & Kommunikation mit externen Dienstleistern
• Vertragschecks, Dokumentenmanagement & digitale Archivierung
• Buchhaltungs-Vorbereitung & Abstimmung mit Steuerberater
• Monitoring & Pflege von Stripe, Moss, Provisionstabellen, Zugängen etc.

Controlling & Reporting:

• Monatsreports & Forecasts (Ausgaben, Einsparpotenziale, Abweichungen)
• Eigenverantwortliche Analysen mit Handlungsempfehlungen für das Management

Schnittstelle & Kontrolle:

• Aufgabenübergabe & Kontrolle bei unserer Executive Assistant (Noaila)
• Überwachung der Info- & Support-Mail inkl. Ticket-System
• Ansprechpartner:in für Freelancer & Mitarbeiter bei administrativen Fragen

HR & Onboarding:

• Onboarding neuer Mitarbeiter (Zugänge, Dokumente, Tools, Willkommensstruktur)
• Unterstützung bei HR-Prozessen, vorbereitende Aufgaben für Lohnbuchhaltung

Optionale Perspektive (bei Kapazität):

• Qualitätssicherung und Steuerung im Customer Support
• Unterstützung im Performance Monitoring der Support-Prozesse

Qualifikation

👤 Was du mitbringen solltest

• Mehrjährige Erfahrung im Backoffice / Operations / Administration
• Strukturierte & proaktive Arbeitsweise – du erkennst Lücken, bevor andere sie bemerken
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
• Hohes Maß an Eigenverantwortung und Drive
• Sehr gute Kenntnisse mit digitalen Tools (z. B. Google Workspace, Slack, Asana, Lexoffice, Moss, Stripe etc.)
• Idealerweise Erfahrung mit vorbereitender Buchhaltung, Steuerberater-Kommunikation, Vertragswesen
• Interesse an Controlling / Reporting / Forecasting & ein gutes Zahlenverständnis
• Deutsch & Englisch in Wort und Schrift

Benefits

🚀 Perspektive & Entwicklung

• Möglichkeit zur Weiterentwicklung in eine führende Rolle im Bereich Operations / Administration
• Gestaltungsspielraum in einem stark wachsenden, digitalen Unternehmen
• Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und Head of Operations
• Hohe Aufstiegschancen und flache Hierachien

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